办公自动化系统它是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件。

虽然诸如MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

　　办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。　　

基于办公自动化系统这些特点，我认为有必要建立自动化办公系统，以提高公司日常办公效率，实现工作流程的自动化，实现公司内群体协同工作，实现文档管理的自动化，实现分布式办公，增强公司内员工的交流。

办公自动化系统主要功能：

1.   系统管理（只有管理员有权限使用此项功能）：

1）审批格式管理：配置生成各种电子审批格式，如部门加班单、请假单等

2）问卷调查管理：对即将要发布的问卷调查进行审查

3）日志查询：查询用户登录信息，登录时间、登录IP地址等

4）Portal Page 管理:配置系统的主界面

2.   邮件管理：

1）接收、发送邮件功能

2）加密邮件功能

3）请求回信功能

4）定时发送功能

5）邮件重要程度区分

6）收件确认功能

3.   电子审批管理：

1）审批格式箱：选择所需要使用的电子审批格式，包括一般审批格式、技术审批格式、标准审批格式、开发审批格式

2）个人审批箱：对自己提交的电子审批进行查阅、管理，包括在进行箱、拒绝箱、完成箱、起草箱

4.   电子公告栏

1）显示全公司公告事项

2）显示部门公告事项

3）Q&A建议：对公司各项制度提出问题，相关人员对相关问题进行解答

4）问卷调查：起草问卷调查文档

5）学习园地：查阅学习相关资料和信息

5.   个人秘书管理：

1）日程管理：可以按天、周或月的形式查看、安排自己的工作日程，检查是否已经完成，并随时添加、修改、删除工作日程，方便安排好自己的工作。

2）会议室预约：提前预约公司内会议室，以方便与外公司进行沟通、交流

6.   改善提案管理(分为普通用户和管理人员用户)：

1）待评价文件箱：管理人员查阅提交且需要审批通过的提案文档

2）已评价文件箱:查阅已评价的提案文档

3）提交文件箱：查阅自己提交的提案文档