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办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理、且量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。
随着世界一体化和经济全球化席卷世界，越来越多的企业认识到，利用信息技术的发展来改变对文档、文献的运作方法和管理模式，提高企业的管理效益和生产效益，从而提高企业经济效益，增强企业竞争力是企业发展的趋势。在这种趋势下，企业对文档管理的方式与观念也在悄然发生变化。在传统的文档管理方式下，常常出现这样的情况：文献数据量大，关键时刻找不到需要的信息，浪费了很多工作时间，严重的甚至会错失决策时机;到了月末、年末大量的文件数据表格需要太多时间处理、统计、分析，应接不暇;除了人工对纸质文档检索速度慢，对文献的内容本身索引不科学之外，传统的文献管理、查看方式流转速度不仅慢，而且工作流执行效果差，也就是对于文档的各种操作不规范，同时保密性不强。如果将对文档的收集、挑选、重组和转发由计算机文档管理系统辅助，则可以快速定位，缩短信息链的长度和处理链的规模，[4]提高工作效率，降低工作成本。文献管理系统的核心观点是：5C的概念，这就是沟通(Communication)、协作(Cooperation)、控制(Control)、创造(Creation)和方便(Convenience)。[4]沟通是员工合作的基础。协作是保证工作顺利进行的前提。控制是指对工作流程实现监督控制。创新是企业最宝贵的财富。使用方便是对软件系统最基本的要求。
尤其在当代中国，经济高速发展带来的大量的工程建设急需一种同时管理结构化和非结构化信息的协同工作系统。这种系统的核心就是文档管理系统。这么大的数据量用人工的方式归档显然极不方便，其次，中石化总部管理层要了解工程进度时访问这些数据显然很不方便。最后，工作流程，工作协同不好开展，不可能所有的工作人员每天都在同一地点办公。
文献管理系统不仅是一个技术问题，更也是一个管理问题，只有对管理及管理业务理业务有着深刻的理解，才会使文档管理系统有用武之地，能发挥作用。
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