现在国内大多数高校都为实现信息化办公系统，新生在入学前只有录取通知书，招生办根据学生信息为学生建立学号和录取通知书号的对应关系，把新生的基本数据转换到本校的学生数据库，然后下发到教务处注册中心。注册中心将数据处理后进一步分发到各个相关部门，各个部门通过得到的数据进行进一步处理，分发到财务处学生处等部门。在注册中心接收到招生办发来的数据后，根据新生的基本数据和各部门的需要，进行新生的数据补充扩展，在新生报到前一段时间将数据提供给其他部门。财务处根据学生先期汇款情形补充学生缴费情况，提前打印新生缴费收据；学生处确定需要提前接受培训新生的入校时间；根据各系新生数量统一分配数据。
但是，随着学校规模的不断扩大，招生规模的不断增加，有关学生各种信息量也成倍的增长。面对强大的信息量，就需要有学生管理系统来提高学生管理的工作效率。
