人力资源管理系统是一个企业、事业单位都不可缺少的部分，它的内容对于企业和事业单位的决策者和管理者来说都至关重要。所以，人力资源管理系统要能够为用户提供充足的信息和跨界查询手段。但一直以来，人们使用的传统人工的方式管理文件信息，这种管理方式存在着许多缺点，如：效率低、保密性差。另外，时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来不少的困难。

随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认知，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。

作为计算机应用的一部分，使用计算机对人力资源信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点。如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能提高人力资源管理的效率，也是企业科学化、正规化管理并与世界接轨的重要条件。因此，开发这样一套管理软件成为很有必要的事情。

随着经济的发展，企业正在向着大型化、规模化的方向发展，企业职员数量急剧增加，有关职员的各种信息量也成倍增长。在这种情况下单靠人工来处理职员的信息，工作量将很大，若公司人员有几万甚至几十万，人工处理将变得不可想象。用计算机可使人们从繁重的劳动中解脱出来，仅使用一些简单的操作便可及时、准确地获得需要的信息。