随着计算机及网络技术的飞速发展，很多部门文件管理信息化、网络化 是必然的趋势。利用计算机和网络技术来进行文件管理，具有以下优势：利于实现数据信息的共享，减轻管理员的工作负荷，使文件管理更科学、更规范、更安全。因此，设计一个安全的文件管理系统是十分必要的。电子文件管理是目前我国文档管理领域面临的一个重要研究课题。在信息化进程中，社会信息资源愈来愈多地以网络电子化的形式存在。电子文件越来越广泛、深入地渗透和影响着人类社会生活的各个方面，其快速增长的庞大数量，以及对社会生活真切反映和普遍联系所造就的内在质量，使得电子文件成为现代社会信息资源的重要组成部分。自20世纪90年代起，电子文件管理逐步成为国际档案界关注和研究的热点.基于对电子文件档案的一些新特性的认识，比如：电子文件档案的数字化信息形态（编码），电子文件档案对设备的依赖性，电子文件档案物理结构与逻辑结构关系的复杂性及对元数据的依赖性，电子文件档案与载体的分离性，电子文件档案的信息共享性及安全性，电子文件档案信息的易更改性，电子文件档案非实体归档的可能性等等，各国档案界人士，发表了很多见解。Richard. E. Barry是国际上从事信息管理，电子公文管理的咨询专家，他于1992年就出版《Management of Electronic Records : Curriculum Materials》

用户是系统的最终使用者，开发系统的目的最终是要用户很好的使用系统，最终为用户带来各种便利。

（1）档案管理系统的主要功能需求：

1.登录验证：管理员登录、普通用户登录；

系统启动后，首先进行用户验证，只有在输入了正确的用户名、密码和六位验证码后才能进入文件管理页面。否则会一直停留在登录界面，并提示出错信息。

2.用户管理（管理员权限）：添加、删除、编辑；